Vastuullinen varainhankinta tuo iloa ja mahdollisuuksia.
Varainhankinta on monelle luokalle ja joukkueelle olennainen osa arkea – sillä mahdollistetaan leirikoulut, turnausmatkat, välinehankinnat sekä yhteisölliset elämykset. Kuitenkin varainhankinnan suunnitteluun ja toteutukseen liittyy sääntöjä ja hyviä käytäntöjä, joiden tunteminen helpottaa sujuvaa ja turvallista toimintaa. Tässä blogikirjoituksessa avaan keskeiset varainhankinnan säännöt ja vinkit, jotka jokaisen varainkeruuseen osallistuvan olisi hyvä tietää.
Miksi säännöt ja ohjeet ovat tärkeitä?
Varainhankinnan säännöt eivät ole pelkkää byrokratiaa, vaan niiden tarkoituksena on taata läpinäkyvä, turvallinen ja reilu toiminta kaikille osapuolille. Huolellinen toiminta ehkäisee väärinkäsityksiä, suojaa osallistujia ja vahvistaa yhteisön luottamusta varainhankintaan.
Keskeiset säännöt luokkien ja joukkueiden varainhankinnassa
1. Lupa varainhankintaan
Ennen kuin luokka tai joukkue aloittaa varainkeruun, on syytä varmistaa, että koulun, seuran tai yhdistyksen johdolta on saatu tarvittavat luvat. Usein kouluilla ja urheiluseuroilla on omat ohjeistuksensa, jotka tulee huomioida: esimerkiksi oppilaskunnan, vanhempainyhdistyksen tai seuran hallituksen hyväksyntä voi olla ehtona varainhankinnan aloittamiselle.
2. Kirjanpito ja talouden läpinäkyvyys
Kaikesta varainhankintaan liittyvästä rahaliikenteestä tulee pitää tarkkaa kirjaa. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen tulo ja meno kirjataan ylös, ja kuitit säilytetään. Parasta on nimetä vastuuhenkilö(t), jotka huolehtivat kirjauksista. Näin varmistetaan, että varat käytetään sovittuihin tarkoituksiin, eikä epäselvyyksiä synny.
3. Verotukselliset näkökulmat
Varainhankintaan voi liittyä verotuksellisia velvoitteita. Yleishyödyllisten yhdistysten, kuten vanhempainyhdistysten, kautta kerätty varainhankinta on verotonta. Jos varainhankinta kasvaa suureksi, on syytä olla yhteydessä verottajaan ja selvittää, tarvitaanko esimerkiksi Y-tunnus tai voiko toiminta muuttua elinkeinotoiminnaksi.
4. Luvat ja ilmoitukset myyntitapahtumiin
Jos varoja kerätään julkisella paikalla, kuten torilla, kauppakeskuksessa tai urheilutapahtumassa, tarvitaan useimmiten tapahtumapaikan omistajan lupa ja/tai ilmoitus viranomaiselle. Erilaisiin arpajaisiin, kilpailuihin tai tempauksiin saattaa liittyä myös erillisiä lupakäytäntöjä, kuten arpajaislupa.
5. Alaikäisten osallistuminen
Usein luokkien ja joukkueiden varainhankinnassa on mukana alaikäisiä. Tällöin huoltajien lupa ja valvonta on ensiarvoisen tärkeää. Alaikäisten ei tule ottaa vastuuta rahaliikenteestä yksin, ja myyntitilaisuuksissa tulee aina olla täysi-ikäinen vastuuhenkilö paikalla.
6. Yhdenvertaisuus ja eettisyys
Varainhankinnan tulee olla kaikille osallistujille vapaaehtoista. On tärkeää, ettei yksikään oppilas, perhe tai joukkueen jäsen joudu taloudellisesti tai ajallisesti kohtuuttomaan asemaan varainhankinnan vuoksi.
7. Tietosuoja ja markkinointi
Jos varainhankinnassa kerätään henkilötietoja esimerkiksi asiakasrekistereihin, tulee huomioida tietosuojaa koskevat säädökset ja noudattaa GDPR-lainsäädäntöä. Markkinointia suunniteltaessa on hyvä tarkastella myös mainontaan liittyviä sääntöjä, kuten sähköpostimarkkinoinnin lupia.
Vinkkejä sujuvaan varainhankintaan
- Laadi varainhankinnalle yhdessä selkeä tavoite ja suunnitelma.
- Varmista, että kaikille osallistujille on selvää, mihin varat käytetään.
- Pidä säännöllisiä väliraportteja ja tiedota avoimesti varainhankinnan etenemisestä.
- Valitse toimintatapoja ja tuotteita, jotka sopivat ryhmän arvoihin ja ovat mahdollisimman kestäviä ja vastuullisia.
- Muista kiittää tukijoita ja kerro, miten varainhankinta on auttanut ryhmää saavuttamaan tavoitteensa.
Yhteenveto
Varainhankinta voi olla innostava ja yhdistävä kokemus, kun säännöt ja käytännöt ovat hallussa. Tärkeintä on toimia avoimesti, vastuullisesti ja kaikkia tasapuolisesti huomioiden. Näin varainhankinnasta jää hyvä maku kaikille – ja tavoitteet saavutetaan yhteisvoimin!
Voit halutessasi tutustua verotuksellisiin seikkoihin tarkemmin verottajan sivuilta
Löydät lisätietoa myös kohdasta USEIN KYSYTTYÄ
